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5 consejos para hacer rendir el presupuesto de un evento

El presupuesto es una palabra con gran peso a la hora de llevar a cabo un evento. Seguramente te gustaría saber cómo cuidarlo y hacerlo rendir mucho más. Es sabido que en los eventos los organizadores deben hacer magia porque nunca el dinero con el que cuentan es suficiente. Pues bien, a no preocuparse porque hoy te presentaré 5 consejos para poder ahorrar y hacer rendir al máximo el presupuesto de tu próximo evento.

1.  Tener una planilla de gastos

Es fundamental contar con una planilla en donde cargues todo los gastos y también el dinero que ingresa a tu evento. Recuerda que en la gestión de un evento entran en juego muchos detalles y elementos que suelen implicar gastos: alquiler del salón, equipos, publicidad, comida, logística, etc.

De esta manera más ordenada, tendrás claro que cosas necesitarás y no sumarás extras sin sentido.

Además de la plantilla, que resulta de suma utilidad, te recomiendo contar con una plataforma gratuita desde donde puedas manejar todo el evento, sin tener que invertir en desarrrolladores, diseñadores, personal para vender entradas, etc.

2. Pensar más en el contenido del evento y no en ínfimos detalles

¿Qué queremos decir con esto? Que no hagas mucho hincapié o gastes demasiado en detalles que no suman, por ejemplo en decorar el lugar. Lo más valioso de un evento es el contenido, lo que las personas encuentran de atractivo y las incita a anotarse o comprar una entrada y, obviamente, lo que se llevan de esa experiencia.

Todo el esfuerzo de tu equipo debe centrarse allí desde que se genera el evento hasta que se realiza.

3. Pedir ayuda a los contactos

Seguramente en tu agenda telefónica tienes contactos relacionados a eventos anteriores o a tu área de trabajo. Tómate tu tiempo y busca aquellos que puedan ayudarte. Seguramente tú en algún momento les has brindado ayuda o has cooperado con ellos.

Lo mejor de hacer eventos es que puedes relacionarte con personas desconocidas y crear vínculos efectivos y beneficiosos para ambos. ¡Aprovecha!

4. Antes del sí ¡Analizar posibilidades!

Ya lo dice la famosa frase “El que busca, encuentra”.

Si haces las cosas con tiempo, nadie te apurará o presionará, por lo tanto, podrás unas horas al día y pedir diversos presupuestos. Analiza varios caminos y ya verás que encontrarás mejores precios.

5. Contar con colaboradores en especie

Todo dependerá del evento que quieras realizar pero ten en cuenta que los donantes en especie son aquellas empresas que en lugar de ofrecer dinero, te brindan productos o servicios (ya sea propio o contratados).

Qué tipo de productos pueden facilitar estos colaboradores

Computadoras, teléfonos (para acreditar o para el evento en sí), productos para el coffee break, servicios (Internet, sonido, etc.), impresión de folletos o programas, entre otras cosas.



Fuente: blog.eventioz.com

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